dinsdag 26 februari 2013

9#365 een opgeruimde omgeving ook in mijn hoofd (en op kantoor)


van het www

Mijn klus van vandaag is een klusje buiten de deur, namelijk op kantoor. Want eerlijk is eerlijk ik breng daar elke week veel tijd door. En om mijn privé leven een beetje op orde te krijgen door een opgeruimd huis en hoofd te hebben zal ik ook op het werk een opgeruimd karakter moeten hebben.

Vandaag dus geen foto’s want tja…. dat mag niet van de baas (en begrijpelijk). Maar wel een leuk klusjes overzicht. Hierdoor heb ik eigenlijk zoveel inspiratie gekregen dat ik ook gelijk weet welke klus ik thuis nu ga aanpakken voor de rest van de week. Namelijk de administratie ordenen en opbergen, maar daar later deze week meer over.

Vanmorgen had ik voor mezelf een klein half uur ingeruimd om even een klusje op te knappen in het kader van mijn 365 dagen project. Hierin heb ik mijn ladeblok uitgezocht en opgeruimd. Maar aangezien ik nog een dikke 15 minuten over had, ben ik ook op het bureau aan de gang gegaan. Ik heb een briefbakje gepakt, met daarin allemaal losse paparassen. Dit alles is uitgezocht, gearchiveerd waar nodig en wat ik eigenlijk alleen nog voor de show bewaarde heb ik weggedaan (het overgrote gedeelte). Nog steeds 10 minuten op de klok om e.e.a. op te ruimen en te doen, ben ik vol goede moed aan de mailbox begonnen. Als eerste maakte ik 4 mappen aan om de mail in onder te kunnen verdelen. Een aantal automatische opdrachten voor de mail gemaakt, waardoor bepaalde afzenders altijd in een bepaalde map terecht komen.

van het www
E-mail map 1 zijn alle mailtjes waar ik nog actie op moet ondernemen. Mapje 2, zijn de mailtjes die zijn afgehandeld en nog gearchiveerd moeten worden. Mapje 3, zijn de mailtjes die zijn afgehandeld maar geen projectmatige bestemming hebben (hiervoor moet ik dus nog even een soort van archiveringssysteempje voor bedenken). Mapje 4 zijn de mailtjes met een zeer lage prioriteit / informatieve mailtjes / nieuwsbrieven e.d.

Mijn gehele mailbox is opgeruimd nu, op 4 mailtjes na, die lopende de dag binnen zijn gekomen. Helaas was mijn opruimtijd toen voorbij, maar nog steeds heb ik best wel e.e.a. te doen aan opruimwerkzaamheden. Ook hiervoor heb ik de oplossing voor mezelf bedacht. Voortaan is elke werkdag een 10 minuten in mijn agenda gereserveerd voor mijn mailbox en postbakjes opruimen / archiveren. En op vrijdag een moment van 15 minuten om eens andere dingen aan te kunnen pakken en dus ook een vast tijdstip waarop ik mijn uren ga inboeken. Waarvan ik eigenlijk denk dat als ik eenmaal alles een beetje op de rit heb ik die tijd helemaal niet zo hard nodig ga hebben.

5 opmerkingen:

  1. Wat een goed idee. Als je op 't werk goed georganiseerd bent, lukt het thuis een stuk beter!

    Groetjes, Emilie

    BeantwoordenVerwijderen
  2. In de loop van het project ben ik ook op mijn werk plankjes en kastjes gaan opruimen. Niet met dezelfde frequentie zoals thuis, maar ook daar heb ik de kracht van een half uurtje ontdekt. Allen de mailbox blijft nog moeilijk te tackelen.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Goed zeg en werkt het ook of doe je het op je werk niet meer zo vaak als je hierboven vermeld had?

    Ik ben benieuwd.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ondertussen is het hele kantoor wel opgeruimd, dus voortaan kom ik wel met een kwartiertje tot half uur per week toe. Dan ook dagelijks even aandacht voor de digitale opruimwerkzaamheden en ik moet zeggen, kost even tijd maar uiteindelijk ben ik nog productiever ook. Ik hoef minder lang te zoeken naar hetgeen ik zoek.

      Verwijderen
    2. Mmm dus dat zou ik ook eens moeten gaan proberen dus ;-)

      Verwijderen

Bedankt voor je reactie.

Groetjes Inge